Weihnachtsfeier 2023: Auch an die steuerlichen „Spielregeln“ denken

 

Damit sich bei der Weihnachtsfeier 2023 keine Steuer und Beitragspflicht ergibt, sind wichtige Grenzwerte zu beachten.

Nimmt ein Arbeitnehmer an einer Betriebsveranstaltung (z. B. Sommer oder Weihnachtsfeier) teil, gehört dieser Vorteil zum steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn. Kein Arbeitslohn liegt indes vor, wenn die Zuwendung beim Arbeitnehmer den Betrag von 110 EUR nicht übersteigt. Diese Ausnahme gilt allerdings nur für maximal zwei Betriebsveranstaltungen jährlich und unter der Voraussetzung, dass die Teilnahme allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.

Um zu prüfen, ob der Freibetrag eingehalten wurde, sind zunächst die Kosten für die Betriebsveranstaltung zu ermitteln. Einzubeziehen sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer, also direkt den Arbeitnehmern zurechenbare Kosten (z. B. Speisen und Getränke) und die Kosten für den äußeren Rahmen der Veranstaltung (z. B. für gemietete Räume).

Beachten Sie | Die Selbstkosten des Arbeitgebers, z. B. für Energiekosten bei einer Feier in eigenen Räumlichkeiten, sind nicht einzubeziehen.

Bei der Frage, ob die Zuwendung über oder unterhalb des Freibetrags liegt, sind die Gesamtkosten auf alle anwesenden – nicht eingeladene oder angemeldete – Teilnehmer zu verteilen:

Beispiel

An einer Weihnachtsfeier (Bruttokosten von 7.900 EUR) haben 50 Arbeitnehmer alleine teilgenommen, 20 sind mit einer Begleitperson erschienen. Die Gesamtkosten sind auf 90 Teilnehmer zu verteilen (= 87,77 EUR pro Person). Das heißt:

• Bei den alleine erschienenen Arbeitnehmern wird der Freibetrag von 110 EUR nicht überschritten, es liegt kein Arbeitslohn vor.
• Bei Arbeitnehmern mit Begleitung beträgt die Zuwendung 175,55 EUR, weil die Kosten der Begleitperson zu addieren sind. Davon ist der Freibetrag (110 EUR) abzuziehen, sodass der Arbeitslohn 65,55 EUR beträgt.

Ein Sachbezug unterliegt der Lohnsteuer und den Sozialabgaben. Alternativ kann der Arbeitgeber eine Pauschalversteuerung mit 25 % zu seinen Lasten vornehmen. Der Vorteil: Die Erhebung der Lohnsteuer ist einfacher und es fallen keine Sozialabgaben an.

Bei der Umsatzsteuer gelten andere Regeln (kein Freibetrag von 110 EUR, sondern eine Freigrenze):

Beispiel

An einer Weihnachtsfeier nehmen a) 150 bzw. b) 100 Personen teil (Aufwendungen: 11.900 EUR brutto):

a) Die Bruttoaufwendungen je Teilnehmer betragen 79,33 EUR. Der Arbeitgeber ist zum vollen Vorsteuerabzug berechtigt. Eine unentgeltliche Wertabgabe ist nicht zu versteuern.

b) Die Bruttoaufwendungen je Teilnehmer betragen 119 EUR. Der Arbeitgeber ist nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt (keine unentgeltliche Wertabgabe).

Wird der Vorsteuerabzug bei den Eingangsleistungen beansprucht und stellt sich nachträglich heraus, dass die Freigrenze über schritten wurde, ist eine unentgeltliche Wertabgabe zu versteuern.

Diese und weitere interessante Artikel finden Sie in unserem monatlichen Mandantenrundschreiben von November 2023.